一、以学院名义制发的各种公文用印
由办文部门拟稿（必要时有关部门会稿）→院办核稿→院领导签发→院办登记编号→院办用印。
二、开具学院介绍信或证明用印
凭所在部门负责人签署意见的介绍信或证明→院办开具→院办用印。
三、各类证件、证书、奖状、聘书、职称申报表及人员聘用等用印
各有关职能部门（人事处、学生处、教务处等）制作人员名册表并经负责人审核后在用印审批表上签字→分管院领导审签→院办核对人员名表无误后用印。统一每周二、四下午到院办用印。
四、以学院名义签订的合同、协议等用印
部门负责人在用印审批表上签字→分管院领导审签→学院领导（必要时）→院办用印→留存原件或复印件一式一份。
五、统计报表用印
学院上报的各类统计报表→部门负责人在用印审批表上签字→分管院领导审签→学院领导（必要时）→院办用印。
六、凡涉及人事调动、录用、任免、评先评优等重大事项用印
部门负责人审核后在用印审批表上签字（附相关文件）→分管院领导审签→院办用印。
七、报考研究生、外出进修、参加各类学习班等用印
所在系或部门负责人在用印审批表上签字→人事处审核签字→分管院领导审签→院办用印。
八、科研申请报告、专利申请书、项目申请书、成果申报表、委托书等用印
科研处负责人在用印审批表上签字→分管院领导审签→院办用印。
九、学生证明材料等用印
1.在读证明由学生处开具和统一收集，由专人每周二、四的下午到院办用印。2.成绩表由教务处统一收集，由专人每周二、四的下午到院办用印。
3.就业推荐表完成签字后，招办统一收集，由专人每周二、四的下午到院办用印。
十、教师工作证明、离职证、收入证明、独生子女证、生育证等用印
人事处负责人在用印审批表上签字→院办用印。由人事处统一收集于每周二、四的下午到院办用印
十一、其他特殊情况，须经分管院领导同意，方可用印。
十二、用印审批表可在学院网页→办公室→常用下载中下载打印。
十三、每次用印时要进行登记。
登记项目包括：用印日期、用印部门、用印人、印名、事由等项目。用印登记表要存档。